ERP چیست؟
ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی چیست؟
ERP مجموعه ای از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار است که به مدیران سازمان اجازه می دهد تا فرایندهای برنامه ریزی منابع سازمانی را ساده تر و خودکار کنند.
با رشد هر کسب و کاری، حجم کاری مدیران آن نیز به طور تصاعدی افزایش می یابد. در ابتدا، شرکت ها برای مدیریت درخواست های مشتریان خود با اکسل و ایمیل کار می کردند، که بسیار سخت و خسته کننده بود.
ناتوانی در پاسخگویی به تقاضای مشتری می تواند هر کسب و کاری را از مسیر رشد خارج کند.
سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار ERP می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا فعالیت‌های متفاوت خود را از قبیل بازاریابی، فروش، تولید، حسابداری، مدیریت ارتباط با مشتری، خدمات پس از فروش و ... را تحت یک برنامه یکپارچه گرد هم بیاورند و در نتیجه فرآیندها را ساده سازی کرده و سرعت را افزایش دهند. نرم افزار ERP از یک پایگاه داده یکپارچه استفاده می کند که زمان پاسخگویی به عملیات های مختلف را تا حد زیادی سرعت می بخشد، کارایی عملیاتی را افزایش می دهد و موفقیت در فرآیندهای جذب و نگهداری مشتری را تضمین می کند.
با توجه به اینکه ارزش بازار جهانی نرم افزار های ERP در ابتدای سال 2021 به 41.69 میلیارد دلار رسید ، خود گواهی بر تاثیر این سیستم ها می باشد. با این حال ممکن است برای کسانی که تابحال از این نرم افزار استفاده نکرده اند، درک این مسئله ، که چرا ERP در یک کسب و کار لازم است، دشوار باشد. اما از آنجایی که جهانی شدن بازار بسیاری از صنایع را برای تغییرات تحت فشار قرار داده است، جستجوی برای ابزارهایی که در کسب و کارتان مزیت رقابتی ایجاد کند ضروری است. برای بسیاری از شرکت ها، این امر از طریق استفاده از ERP به دست می آید.
ERP توسط سازمان هایی استفاده می شود که به دنبال مدیریت عملکردهای تجاری خود در یک سیستم متمرکز و یکپارچه هستند. ERP می تواند توسط صنایع مختلف از جمله صنایع بهداشتی، ساخت و ساز ، تولید و تمام سازمان هایی که نیاز به مدیریت کارکنان، مشتریان و موجودی انبار، مدیریت تولید و ... دارند مورد استفاده قرار گیرد.
چرا ERP مهم است؟
نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) برای مدیریت تعدادی از فرایند های تجاری استفاده می شود، اما چرا گزینه ای مناسب تر نسبت به سایر راه حل ها است؟ ERP ممکن است اهدافی مشابه سایر راه حل های یک سازمان داشته باشد اما ویژگی های منحصر به فردش، آن را به یک رقیب متمایز در بازار نرم افزار تبدیل می کند. در اینجا شش دلیل که چرا اهمیت سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) باید توسط هر سازمانی در نظر گرفته شود لیست شده اند:
1. صرفه جویی در هزینه ها:
اگرچه هزینه نرم افزار های ERP نسبت به سایر برنامه ها بیشتر است، اما یک صرفه جویی به حساب می آید. با تهیه سیستم ERP دیگر نیازی به نرم افزار هایی مثل حسابداری، CRM ، انبارداری، مدیریت منابع انسانی، پشتیبانی و خدمات پس از فروش نخواهید داشت.ERP بسیاری از سیستم هایی را که ممکن است در حال حاضر در سازمان شما از هم جدا باشند، را یکپارچه می کند.
با یکپارچه سازی سیستم ها، به کارمندان خود کمک می کنید تا از زمان خود به نحو احسن استفاده کنند. با ERP، کارمندان مجبور نیستند یک داده خاص (مثل مشخصات یک مشتری، فرایندهای جذب آن و تولیدات مربوط به مشتری) را در چندین سیستم جستجو و یا وارد کنند. چون تمام این اطلاعات در یک برنامه و دیتابیس ذخیره می شوند دسترسی به آن ها راحت تر و سریع تر است. علاوه بر این، سازمان شما با حذف نیاز به آموزش کاربران در چندین سیستم، در هزینه ها صرفه جویی می کند.
2. بهبود همکاری:
ویژگی‌های برنامه‌های ERP بسته به برنامه‌ای که استفاده می‌کنید می‌تواند کمی متفاوت باشد، اما به طور کلی همه سیستم‌ها، به نوعی همکاری درون سازمانی را بهبود می‌بخشند. همانطور که قبلا ذکر شد، پایگاه داده متمرکز بخش جدایی ناپذیر از یک ERP است. با استفاده از این پایگاه داده، شما یک منبع واحد از اطلاعات را برای کار کردن در اختیار شرکت خود قرار می دهید. این امر خطاهای ناشی از کار با داده های نادرست را کاهش می دهد و در نتیجه هزینه ها بیشتر کاهش پیدا می کنند.
علاوه بر این، یک پایگاه داده مرکزی هرگونه تردید در مورد گزارشات پروژه را کاهش می دهد، زیرا همه اعضای تیم به داده هایی مشترک دسترسی دارند. علاوه بر این، نیازی به ادغام اطلاعات در سیستم های مختلف نیست. از آنجایی که همه داده‌ها از طریق یک سیستم جمع‌آوری، ذخیره و به اشتراک گذاشته شده اند، هیچ نگرانی در مورد دقیق، کامل یا ایمن بودن داده ها وجود ندارد.
ممکن است تیم شما اطلاعات مشتری یکسانی را بارها و بارها در چندین سیستم مختلف وارد کند. با اینکار شما خطای انسانی را به فرآیندهای خود دعوت می کنید در حالی که با ERP به راحتی می توان از آن اجتناب نمود.
3. تجزیه و تحلیل بهتر:
پایگاه داده مرکزی به بهبود تجزیه و تحلیل و گزارشات شما کمک می کند. از آنجایی که یک ERP تمام داده های ورودی کاربران را ثبت و ذخیره می کند، یک دستیار هوش تجاری بحساب می آید. نرم افزار ERP تولید گزارش های مختلف را برای تیم شما آسان تر و سریع تر می کند. ERP گزارش‌هایی که ممکن است گردآوری آن، روزها طول بکشد را تنها در چند ثانیه یا دقیقه برای شما آماده می کند.
اکثر ERP ها یک داشبورد دارند تا مدیران بتوانند گزارش هایی را در اولین ورود به سیستم ببینند. این گزارش‌ها ممکن است شامل هر چیزی باشد، از صورت‌های درآمد و هزینه گرفته تا KPI های سفارشی که دیدی درمورد عملکرد سازمان شما ارائه می دهند. این امکان، شما و تیمتان را قادر می‌سازد تا سریع‌تر تصمیم‌های بهتری بگیرید. دیگر نیازی نیست که برای تولید گزارش های مورد نیاز به کارمندان خود وابسته باشید. همچنین نرم افزار های ERP معمولاً گزارش ها را به کارمندانی با سطوح دسترسی ارائه می دهند.
4. بهبود بهره وری:
در روش سنتی وظائفی مانند تولید گزارش، نظارت بر موجودی انبار، پردازش سفارشات، نظارت بر تولید، تاریخچه ارتباطات با مشتری، ساعتها وقت کارمندان را می گیرد. این فرآیندها علاوه بر وقت گیر بودن، روحیه کارکنان را پایین می آورد و راه را برای خطاهای انسانی باز می کند. پس از ساعت ها ورود اطلاعات در برنامه های مجزا، حتی بهترین کارمندان نیز مرتکب اشتباه می شوند.
اگر راه حل مناسبی را انتخاب کنید، یک نرم افزار ERP می تواند این وظایف خسته کننده را خودکار کند. پایگاه داده در نرم افزار ERP وظایف اضافی مانند ورود داده ها را حذف و به سیستم اجازه می دهد تا محاسبات پیشرفته را در عرض چند ثانیه انجام دهد. این کار زمان اعضای تیم شما را برای انجام کارهای مهمتر آزاد می‌کند و ROI (نرخ بازگشت سرمایه) شما را در هنگام کار افزایش می‌دهد. از این رو ERP بهره وری، کارایی و سودآوری سازمان شما را افزایش می دهد. همچنین نرم افزارهای ERP به دلیل یکپارچگی از امنیت بالاتری در سطح دسترسی ها برخورداند.
5. مشتریان راضی تر:
مدیریت مشتریان هیچ وقت اینقدر مهم نبوده است. در عصر دیجیتال ما، افراد بیشتری به اینترنت روی می آورند تا در مورد اینکه چه لباسی بپوشند، چه غذایی بخورند و چگونه زندگی کنند، مشاوره دریافت کنند.
بهترین راه برای افزایش رضایت مشتری ، ارائه کالاها و خدمات مشتری محور است. ERP این را به چند روش مختلف ارائه می دهد. اولاً، بیشتر ERP ها به ابزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) مجهز هستند یا می توان به راحتی با آن یکپارچه باشند. در این حالت CRM به تمام داده های مورد نیاز در سراسر کسب و کارتان (مانند بازاریابی، فروش، حسابداری، تولید و خدمات) دسترسی دارد تا ارتباطی موثر تر با مشتریان داشته باشید.
همراه با اطلاعات تماس، یک CRM در نرم افزار ERP می تواند جزئیاتی مانند تاریخچه سفارش و اطلاعات صورتحساب را به شما نشان دهد. و به تیم شما این امکان را می‌دهد تا مشتریان را به طور کلی‌تری ببینند تا درک بهتری از خواسته‌ها و نیازهای آنها به دست آورند. افزایش دید نسبت به مشتری به شما کمک می کند تا استراتژی فروش خود را بهتر کنید.
6. بهبود برنامه ریزی تولید و مدیریت منابع:
ERP در کنار مدیریت موجودی انبار، تولید را نیز مدیریت می کند. ERP دیدی وسیع در مورد تمام عملیات تولید از جمله قفسه های فروشگاه و انبار فراهم می کند و این امکان را به مدیران می دهد تا برنامه های تولید، تجهیزات و نیروی کار را برای به حداکثر رساندن ظرفیت بهینه کنند.
در نهایت باید به این نکته اشاره کرد که :
در صورت انتخاب نرم افزار مناسب، اهمیت ERP بسیار بیشتر از هزینه اولیه، زمان و تلاش لازم برای پیاده سازی است.
هنوز نیاز به اطلاعات بیشتر دارید؟ پرتال کارا یک نرم افزار ERP است. می توانید نحوه کار آن را مشاهده نمایید.